Van az a mondás, hogy „Ha az életed múlna egy céges meetingen, inkább írj végrendeletet!” Mikor először hallottam ezt, hosszan elgondolkoztam, mert tényleg lehet benne valami…
Amikor egy fejlesztési folyamat elején csupán megfigyelőként beülök egy csapat meetingre, az gyakran olyan érzésem támad, mintha egy természetfilmet néznék élőben. Vannak az alfák, akik dominálják a beszélgetést, a túlélők, akik igyekeznek minél kisebb energiabefektetéssel átvészelni az egészet, és a rejtőzködők, akik láthatatlan üzemmódban próbálnak maradni. A dinamika gyakran előre meghatározott: a vezető megpróbálja terelni a beszélgetést, de a meeting hamar elcsúszik a szokásos panaszkörökre, vagy az információlavina alatt mindenki elveszti a fonalat. Már az első percekben kiderül, hogy a problémák nem a meeting alatt keletkeznek, hanem azokon kívül, a csapat működésében, az elvárások tisztázatlanságában és a döntéshozás hiányosságaiban.
Egy jó meeting szerintem olyan, mint egy jól koreografált tánc: ha mindenki tudja a lépéseket, gördülékeny és hatékony. A tapasztalatom ezzel szemben az, hogy a vállalatoknál zajló megbeszélések sokszor inkább hasonlítanak egy végtelenített Netflix-sorozatra, mint hatékony döntéshozó fórumokra. Mert ha nincs nincs ritmus, ha nincs koreográfia, abból általában csak egy nagy összevisszaság lesz.
De vajon miért érezzük úgy, hogy a meetingek nagy része teljes időpazarlás? Mutatom a legnagyobb hibákat, amelyek garantálják, hogy egy meeting ne érjen semmit:
1. A cél nélküli meeting – avagy: Miért is vagyunk itt?
A találkozók egyik legnagyobb buktatója, hogy nincs világosan meghatározott cél. A „beszéljük meg” nem cél, hanem egy időrabló fekete lyuk. A döntéspszichológia szerint az emberek csak akkor képesek hatékony döntéseket hozni, ha tisztában vannak a kontextussal és az elérendő céllal. Ha nincs egyértelmű célkitűzés, mindenki csak sodródik az árral, vagy Facebookozik az asztal alatt.
2. A túlzsúfolt meeting – amikor mindenki ott van, aki nem kellene
Ismerős az érzés, amikor egy megbeszélésen 20 ember ül, de valójában csak 3 ember szól hozzá? Ez az ún. „social loafing”, vagyis társas lazsálás jelensége: minél többen vagyunk egy csapatban, annál kevésbé érezzük egyéni felelősségünket. Ezért van az, hogy egy nagy létszámú meeting leginkább egy állóvízhez hasonlít, ahol senki sem tesz hozzá semmit, de legalább mindenki elveszíti az életkedvét.
3. A végtelen meeting – avagy amikor az időérzékünk elvérzik
A legtöbb megbeszélés hosszabb, mint kellene, mert vagy nincs időkeret, vagy túl sok a rendelkezésre álló idő. Parkinson törvénye szerint egy feladat pontosan annyi időt vesz igénybe, mint amennyi rendelkezésre áll. Ha egy órát adunk egy meetingre, akkor egy órán át fog tartani, még akkor is, ha 20 perc alatt el lehetne intézni. Ha nincs szigorú időkorlát, garantált, hogy elkalandozunk és fél órán át beszélünk arról, hogy ki milyen sorozatot néz éppen. Egy céges ügyfelem úgy oldotta ezt meg, hogyátálltak a 20 perces rapid meetingekre. Az lett a vezető mondása, hogy “amit nem tudunk 20 perc alatt megbeszélni vagy eldönteni, az nincs megfelelően előkészítve”. Így mindenki sokkal felkészültebben érkezett a megbeszélésekre és radikálisan megnőtt a csapat hatékonysága.
4. A multitasking meeting – mindenki jelen van, de senki sincs ott
A Harvard Business Review szerint az emberek 73%-a multitaskingol meeting közben, pl. e-maileket olvas, prezentációt szerkeszt, vagy éppen aznapi ebédjét rendelgeti. Azzonban kutatásokkal bizonyított tény, hogy az agyunk nem képes valódi multitaskingra, vagyis, ha egyszerre próbálunk több dologra figyelni, akkor egyik sem lesz igazán hatékony. Ha mindenki csak félig van jelen, akkor a meeting is csak félig fog működni, vagy még annyira sem.
5. A döntés nélküli meeting – amikor sokat beszélünk, de semmi nem történik
A találkozók leggyakoribb végkimenetele: „Jó, ezt akkor majd megbeszéljük még.” Vagyis döntést nem hoztunk, csak jól elbeszélgettünk. Ezt nevezzük döntési paralízisnek, amikor annyi információ és vélemény hangzik el, hogy végül mindenki lebénul, és inkább halogatjuk a döntést. És mi történik? Egy újabb meetinget hívunk össze, hogy akkor „beszéljünk róla még egy kicsit.” Pfff.
+1. A kötelező meeting – mert „mindig is így csináltuk”
És végül, a legnagyobb hiba, ha a meetinget azért tartjuk, mert szokás. Nem azért, mert szükség van rá. Egy jól működő szervezet nem attól hatékony, hogy heti három-négy fix megbeszélése van, hanem attól, hogy az emberek tudják, mikor és hogyan kell kommunikálni. Ha egy meeting végén senki sem érzi úgy, hogy valami érdemi történt, akkor az a meeting bizony felesleges volt. Pont.
Hogyan tegyük hatékonyabbá a meetingeket?
Meeting- és feladatmenedzsment tréningjeimen praktikus gyakorlati eszközöket sajátítanak el a vezetők, amiket először közösen testreszabunk a saját szervezeti működésüket, mintáikat, szokásaikat, adottságaikat figyelembe véve, mindezt úgy, hogy akár már másnaptól képesek lesznek beilleszteni csapataik működésébe.
Ha szeretnénk nekiugrani egy új meeting rendszer bevezetésének, érdemes néhány fontos alapszabállyal kezdeni a meetingek megreformálását:
- Legyen világos cél és előzetes agenda.
- Hívjuk meg csak azokat, akik valóban relevánsak.
- Állítsunk be szigorú és reális időkereteket és tartsuk is be őket.
- Tiltjuk a multitaskingot, hogy mindenki teljes figyelemmel legyen jelen.
- Minden meeting végén legyen egyértelmű döntés és következő lépés.
- És ha egy meeting felesleges, akkor töröljük!
Ha a fentieket betartod, garantálom, hogy kevesebb időt töltesz értelmetlen meetingeken és több időd marad arra, ami igazán számít. Vagy legalábbis arra, hogy időben hazaérjetek kollégáiddal a munkából és végre megnézd azt a sorozatot, amiről mindenki beszél…
SkillTréning 